ERP-система объединяет все бизнес-процессы в одной программе и автоматизирует рутинные задачи. В статье разберём, что такое ERP, когда она нужна бизнесу и как выбрать подходящую систему.
Что такое ERP-система и зачем она нужна
ERP-система (Enterprise Resource Planning) — это система для автоматизации всех бизнес-процессов предприятия.
Основной принцип ERP — централизованное хранение всех данных компании в едином безопасном хранилище. При таких условиях любой сотрудник может получить точные, полные и актуальные данные о клиентах, запасах, продажах и производстве в считаные минуты. Это устраняет недопонимание между отделами, предотвращает дублирование информации и минимизирует ошибки из-за человеческого фактора.
По данным исследования, компании, внедряющие ERP-системы, имеют медианную выручку 200,5 млн $ и в среднем 750 сотрудников. В России ERP обычно становится актуальной для компаний с оборотом от 500 миллионов рублей и штатом от 100 человек.
ERP-система решает несколько ключевых задач:
- Автоматизирует процессы — с помощью системы можно автоматически рассчитывать себестоимость, формировать отчёты и планировать закупки.
- Устраняет дублирование данных — информация вводится один раз и автоматически обновляется во всех связанных модулях.
- Помогает принимать решения быстрее — руководители видят актуальные данные о состоянии бизнеса в любой момент.
Например, когда поступает заказ, ERP-система может автоматически проверить наличие товара на складе, зарезервировать его, сформировать документы для отгрузки и обновить данные в учёте. Без ERP приходится вносить данные в каждую программу отдельно.
Из чего состоит ERP-система
ERP-системы состоят из модулей, каждый из которых отвечает за определённые бизнес-процессы. Это позволяет компаниям внедрять только нужные функции или расширять систему по мере роста.
Базовые модули нужны для основной работы:
- Модуль производства помогает планировать, сколько товаров делать и какие материалы для этого нужны.
- Модуль склада показывает, что есть на складе, и напоминает, когда пора пополнить запасы.
- Модуль закупок помогает работать с поставщиками и следить за заказами.
- Модуль расчёта себестоимости считает, во сколько обошлось производство одного товара.
Расширенные модули охватывают управление персоналом — ведут кадровый учёт, рассчитывают зарплату, планируют отпуска. Финансовый модуль управляет денежными потоками и формирует налоговую отчётность. Модуль продаж управляет воронкой, ведёт историю взаимодействия с клиентами, автоматизирует выставление счетов. Аналитический блок формирует управленческие отчёты и строит прогнозы эффективности бизнеса.
Согласно исследованию, компании приобретают в среднем 150,5 лицензий на различные модули ERP-системы. Это значит, что большинство организаций внедряет систему не для одного-двух человек, а для многих сотрудников сразу — от менеджеров до операционистов.
Когда бизнесу нужна ERP-система
Основные признаки необходимости ERP:
- Большой объём ручной работы с документами, когда сотрудники тратят много времени, чтобы переписать данные между программами.
- Ошибки из-за дублирования данных — если одну и ту же информацию вносят в разные системы несколько человек, могут появиться расхождения.
- Долго готовить отчёты — если приходится собирать данные из разных программ по несколько дней.
- Проблемы с планированием ресурсов — когда руководство не может быстро оценить наличие товаров, загрузку производства или финансовое состояние.
Больше всего система помогает бизнесу со сложными процессами: производствам нужно планировать выпуск и считать себестоимость, магазинам с широким ассортиментом — управлять запасами тысяч товаров, логистическим компаниям — отслеживать грузы и маршруты, застройщикам — планировать ресурсы на объектах.
В чём разница между ERP и CRM
CRM (Customer Relationship Management) и ERP часто путают, но это принципиально разные системы. CRM фокусируется на работе с клиентами — управляет отношениями на всех этапах от первого контакта до постпродажного обслуживания. А ERP охватывает все внутренние бизнес-процессы компании: производство, склады, финансы, персонал, закупки. CRM может быть частью ERP-системы как модуль для работы с клиентами.
Небольшие компании из сферы услуг часто обходятся только CRM-системой. Если в компании 10–50 сотрудников, нет производства и сложных логистических операций, CRM покрывает большинство потребностей. В свою очередь, производственные компании обычно не могут обойтись только CRM, так как им нужно планировать производство, управлять запасами сырья, рассчитывать себестоимость.
Например, Sendsay как омниканальная CDP (customer data platform) для работы с клиентскими данными может интегрироваться с ERP-системами и передаёт туда информацию о том, как клиенты ведут себя в email, SMS, мессенджерах. Так в ERP видно не только историю покупок, но и то, на какие письма клиент реагирует, что его интересует.
Преимущества и недостатки ERP-систем
Внедрение ERP кардинально поменяет работу компании. Заранее учтите плюсы и минусы, чтобы принять взвешенное решение.
Преимущества:
- Все данные хранятся в одном месте — никаких расхождений и дублирования.
- Любой сотрудник быстро получает актуальную информацию.
- Система сама выполняет рутинные задачи — у сотрудников появляется время на важные дела.
- Появляется меньше ошибок, так как отсутствует человеческий фактор.
- Отчёты формируются мгновенно — руководители всегда видят состояние бизнеса.
- Система растёт вместе с компанией.
Недостатки:
- Долгое внедрение — 96,9% проектов длятся больше года.
- Нужно перестраивать процессы под логику системы.
- Сотрудники сопротивляются изменениям — требуется обучение.
А ещё есть сопутствующие расходы: курсы и тренинги для сотрудников (до 20% от стоимости лицензий), доработки, техподдержка (15–25% ежегодно), интеграция с другими системами. По данным международного исследования, медианная стоимость ERP-проекта составляет 450 000 $.
Популярные ERP-системы в России
На российском рынке есть собственные ERP-решения:
«1С:ERP Управление предприятием» — система учитывает требования российского законодательства и интегрируется с государственными системами. Можно внедрять поэтапно.
Global ERP — российская система для крупных предприятий. Ориентирована на производственные компании и холдинговые структуры. Подходит заводам и большим компаниям с несколькими предприятиями. Платформа поддерживает одновременную работу тысяч пользователей и обрабатывает миллионы документов в месяц.
Как выбрать ERP-систему для бизнеса
Первый этап — анализ потребностей. Проведите аудит существующих процессов и выявите основные проблемы. Определите важные функции и оцените объёмы данных. Это поможет понять, какие модули действительно нужны компании.
Второй этап — планирование бюджета. Заложите в смету все составляющие: лицензии (30–40% бюджета), консультационные услуги (50–60% от стоимости лицензий), обучение персонала (10–20%), техническую инфраструктуру (20–30%), доработки (25–50% от базовой стоимости).
Третий этап — выбор модели развёртывания. Облачная модель подходит для быстрого старта с минимальными инвестициями (3–15 тысяч рублей на пользователя в месяц). Локальная установка требует больших первоначальных вложений, но даёт полный контроль (50–500 тысяч рублей за лицензию).
Четвёртый этап — оценка интеграций. Компании используют множество систем, которые должны обмениваться данными с ERP. Обязательно учитывайте программы, которые уже используете: бухгалтерские системы, отраслевые решения, CRM и маркетинговые платформы Например, если используете Sendsay для омниканального маркетинга, важно обеспечить автоматический обмен данными о клиентах между CDP и ERP-системой.
Что запомнить про ERP-системы
ERP-система — это мощный инструмент автоматизации, который объединяет все данные компании в единое хранилище. Особенно эффективна для производственных и торговых компаний с годовым оборотом от 500 миллионов рублей и штатом от 100 сотрудников.
Главные преимущества — все данные собираются в одном месте, меньше ручной работы, быстрые отчёты. Основные недостатки — дорого внедрять и долго настраивать. На российском рынке лидируют 1С:ERP и Global ERP, зарубежные системы стали менее доступными из-за санкций.
В ERP есть необходимость, если:
- ручная работа с документами превышает 30% рабочего времени;
- данные дублируются в нескольких системах;
- формирование отчётности занимает более недели;
- сложно получить актуальную информацию о состоянии бизнеса;
- компания растёт, существующие процессы не справляются;
- количество сотрудников превысило 100 человек;
- годовой оборот превышает 500 миллионов рублей.
Первые шаги к внедрению:
- Проведите аудит бизнес-процессов и выявите проблемы.
- Определите бюджет с учётом всех расходов.
- Получите демонстрацию 2–3 систем от разных поставщиков.
- Запросите референсы и пообщайтесь с клиентами.
- Выберите надёжного партнёра по внедрению.
