09.07.2025
5 минут

Как быстро и просто внедрить и оптимизировать бизнес-процессы

Когда в компании нет чётких процессов, страдают и сотрудники, и клиенты. Задачи выполняются по-разному, результат непредсказуем, а время тратится на переделки и согласования. 

В этой статье разберём, как навести порядок в компании без сложных теорий и дорогих консультантов. Покажем простые методы аудита процессов, расскажем, как внедрить изменения без сопротивления команды, и объясним, когда стоит автоматизировать рутину. 

Что такое бизнес-процессы и почему их иногда приходится оптимизировать

Бизнес-процесс — это последовательность действий, которая превращает что-то одно в другое с пользой для компании. Например, заявка клиента превращается в выполненный заказ, новый сотрудник становится полноценным членом команды, а сырьё — готовым продуктом.

Зарегистрируйтесь
И попробуйте Sendsay бесплатно

Когда что-то в бизнесе начинает буксовать, важно понять причину. Если внешние факторы исключены, возможно, дело — внутри компании. Тогда пора пересматривать бизнес-процессы: переделывать существующие или внедрять новые.

Признаки того, что процессы требуют пересмотра:

  • результаты работы стали хуже без видимых внешних причин;
  • команда тратит больше времени на достижение тех же целей;
  • клиенты жалуются на качество или скорость обслуживания;
  • новые сотрудники долго входят в работу;
  • одни и те же ошибки повторяются снова и снова.

Как быстро найти слабые места в бизнес-процессах

Прежде чем что-то оптимизировать, нужно понять, что именно работает плохо. Экспресс-аудит поможет выявить ключевые проблемы за несколько часов.

Проблемные зоны легко заметить по внешним симптомам:

  • постоянные авралы и пропущенные дедлайны;
  • частые ошибки и недовольство клиентов;
  • дублирование функций разными сотрудниками;
  • отсутствие понимания, кто за что отвечает;
  • долгое согласование простых решений.

Составьте список всех основных процессов компании и отметьте те, где есть эти признаки. Например, процессы интернет-магазина можно разбить на такие категории:

Общение с клиентами:

  • обработка заказов клиентов;
  • работа с возвратами и жалобами;
  • ведение соцсетей.

Внутренние задачи:

  • подготовка отчётности для руководства;
  • наём новых сотрудников;
  • обновление контента на сайте.

Работа с поставщиками:

  • пополнение товарных остатков;
  • работа с поставщиками;
  • контроль качества товаров.

Маркетинг и продажи:

  • запуск рекламных кампаний.

Начинать оптимизацию лучше с тех процессов, где проблемы наиболее очевидны и болезненны для компании.

Как оптимизировать старый процесс или внедрить новый

Не стоит оптимизировать всё сразу — лучше выбрать 1–2 процесса и наладить их работу. Предлагаем действовать так:

Выделите приоритеты. Из списка проблемных процессов, которые вы определили на предыдущем этапе, выберите 1–2 для начала. 

Определитесь с тем, какой результат нужен после оптимизации и внедрения. Стоит как можно чётче сформулировать, какой результат нужен. Например: «Время обработки заказа сократится с 2 дней до 4 часов» или «Ошибки в отчётах уменьшатся с 15% до 2%».

Выберите контрольную группу и протестируйте на ней новый подход. Для тестирования подойдут 3–5 мотивированных сотрудников, которые открыты к экспериментам. Проведите с ними тестирование нового процесса в течение 2–3 недель. Желательно ежедневно собирать обратную связь и вносить корректировки. 

Если тестирование прошло успешно — опишите процесс. Зафиксируйте улучшения в конкретных цифрах (например, время выполнения сократилось с 3 часов до 1 часа, количество ошибок уменьшилось с 15% до 3%, число согласований снизилось с 5 до 2). Теперь стоит описать новый процесс, чтобы вся команда и особенно новые сотрудники понимали, по какой схеме работать. Без чёткого описания каждый может делать по-своему, и проблемы вернутся.  

Можно использовать простые инструменты — Google Docs, Excel, Miro или Figma. Главное — чтобы описание было понятно всем участникам процесса.

Полезные элементы описания процесса:

  • название процесса — короткое и ёмкое; 
  • цель — что должно получиться в результате;
  • входные данные — что нужно для начала процесса;
  • шаги процесса с указанием ответственных;
  • результат — конкретный измеримый итог;
  • критерии качества — как понять, что результат получился правильным.

Если коллега не может быстро разобраться в схеме процесса, стоит упростить описание или разбить процесс на более простые шаги. 

Если тест не дал результата — пробуйте новые подходы. Можно продолжать эксперименты до тех пор, пока не найдётся подходящий вариант. Лучше внедрять процесс для всей команды только после успешного тестирования. 

Полезно внедрять поэтапно: разбить процесс на логические блоки по 2–3 шага, внедрять по одному блоку каждые 1–2 недели. После каждого этапа стоит собирать отзывы и корректировать подход.

Помните: сотрудники могут сопротивляться изменениям, потому что они не хотят усложнять свою работу. Поэтому объясняйте им выгоду, показывайте результаты тестов, вовлекайте команду в разработку процессов.

Как CDP помогает оптимизировать процессы в маркетинге

Рассмотрим на конкретном примере компании «Абрикос» — оптового поставщика продуктов питания.

Проблема: Письма рассылались хаотично — через сервис рассылок, но данные о клиентах хранились в собственной CRM-системе.

Решение: С помощью диджитал-агентства Onpeak компания внедрила Sendsay — омниканальную CDP для управления клиентскими данными. Система автоматически сегментирует клиентов по истории заказов и запускает персонализированные триггерные рассылки.

Как работает автоматизация:

  • создаётся единая база данных о всех действиях клиентов;
  • запускаются автоматические сценарии для разных типов покупателей;
  • система отправляет персонализированные предложения на основе истории действий.

Результаты: Рост заказов составил 85% благодаря автоматизированной отправке коммуникаций, а менеджерам не приходится тратить время на то, чтобы смэтчить данные из CRM-системы с сервисом рассылок.

Что важно запомнить

Бизнес-процессы полезны любой компании, которая хочет работать предсказуемо и качественно. Без них часто возникают хаос, ошибки и недовольство клиентов. Хорошая новость: навести порядок можно довольно быстро и без больших затрат.

Стоит начать с простого аудита, чтобы выявить самые проблемные места. Полезно описать 1–2 приоритетных процесса по простому шаблону, не усложняя схемами и методологиями. Изменения лучше внедрять постепенно, работая с командой — объяснять выгоды, показывать результаты, вовлекать в разработку.

Когда процессы заработают стабильно, можно автоматизировать рутину подходящими технологиями. Для автоматизации маркетинговых коммуникаций подойдут CDP вроде Sendsay, которые объединяют данные о клиентах и запускают персонализированные кампании по всем каналам.

Полезно измерять результаты и регулярно улучшать систему — оптимизация процессов обычно не разовая акция, а постоянная работа.

Стоит создавать культуру процессного мышления: назначать ответственных, обучать новичков, пересматривать правила по мере роста компании. Тогда бизнес может развиваться более системно, а команда — работать слаженнее и результативнее.

Похожие статьи
Как внедрить CRM-маркетинг в свои бизнес-процессы
От хаотичных продаж к управляемому росту: что мешает выстроить эффективный процесс продаж
Над статьёй работали:
Следите за нами
Присоединяйтесь к нам в соцсетях