Написать «прайс-лист во вложении» недостаточно для того, чтобы такое письмо открыть. В статье рассказываем, какие файлы можно добавлять к электронным письмам. Объясняем, как акцентировать внимание на прикреплённом документе, чтобы подписчик точно его открыл.
Какими бывают вложения в email-письмах
Вложение — это файл, который нельзя включить в текст электронного письма из-за его формата. Чаще всего они встречаются в транзакционных рассылках. Например, когда пользователю присылают чек об оплате услуги, билеты на самолёт или в кино — то есть любой документ, который подтверждает сделку между компанией и клиентом.
Иногда файлы прикрепляют к приветственным письмам, когда нужно прислать лид-магнит за регистрацию на сайте. Вложения часто встречаются в B2B-сегменте. Так, к сообщениям добавляют заявки, инструкции, договоры, коммерческие предложения, прайс-листы, запросы.
Какие файлы можно прикреплять к письмам: формат и размер
Иногда вложения не получается прикрепить к письму. Так может происходить из-за того, что они оказываются не того формата или слишком тяжёлыми.
Допустимый формат вложения для email-рассылки
Обычно к электронным письмам прикрепляют файлы в таких форматах:
- .xls и .xlsx — для таблиц;
- .doc и .docx — для документов и других текстовых файлов;
- .pdf — для презентаций, резюме, книг, буклетов;
- .jpg и .png — для фотографий, изображений, скриншотов;
- .pptx — для презентаций;
- .zip — для отправки нескольких файлов в одном архиве;
- .html и .htm. — для веб-страниц.
Эти файлы обычно легко открываются на компьютере, поскольку для них установлены программы. Например, WinRAR читает файлы в формате .zip. А в Яндекс Почте, например, многие документы можно открывать, не выходя из интерфейса: документы (.doc, .docx), таблицы (.xls, .xlsx), PDF и изображения (.jpg, .png).
Файлы более редких форматов не всегда открываются корректно — их лучше не добавлять к письмам в формате вложения, чтобы его можно было скачать. Некоторые почтовые сервисы и вовсе запрещают добавлять документы определённых типов.
Почти половина пользователей читает электронную почту с телефона. Это тоже нужно учитывать при отправке email-писем с вложениями. Например, стоит прикреплять файлы в формате .html, потому что их можно открыть в браузере — для их просмотра не нужны специальные программы.
Допустимый размер вложения для email-рассылки
Размер файла зависит от платформы, через которую компания рассылает письма. Например, CDP Sendsay отправляет рассылки, где вес файла не превышает 5 МБ.
Если вы пишете письмо в личной или корпоративной почте, то размер файла зависит от почтового клиента. Так, в Gmail, Яндекс Почте, Mail.ru и Microsoft Outlook можно добавить вложение до 25 МБ. Если документ будет весить больше, почтовик загрузит его в облачное хранилище. Учитывайте также, что 25 МБ — это допустимый размер одного файла, а не всех, что вы прикрепляете к письму.
Как сделать рассылку с вложением
Если отправляете письмо через почтовый сервис, нажмите на кнопку «Прикрепить файл».
Если отправляете письмо через платформу для рассылок, всё зависит от её требований. Покажем, как отправить электронное письмо с вложением с помощью CDP Sendsay.
1. На этапе создания письма нажать кнопку «Прикрепить файл».
2. Выбрать способ, которым будете добавлять вложение:
- загружать с устройства;
- выбирать из хранилища (здесь содержатся ранее загруженные файлы);
- добавлять по ссылке (можно выбрать один или несколько URL-адресов).
3. Озаглавить латинскими буквами, чтобы подписчик увидел корректное название файла.
4. Проверить, чтобы письмо вместе со всеми вложениями весило не больше 5 МБ.
Как акцентировать внимание читателя на вложении: 7 способов
Иногда из-за особенностей почтового сервиса пользователь может не заметить прикреплённый файл сразу. Например, в Gmail, он находится в конце письма — не факт, что читатель до туда долистает.
Поэтому важно понять, как оформить письмо с вложением, чтобы его точно увидели. Вот несколько способов:
1. Сообщить о нём в теме или прехедере. Допустим, бизнесу нужно отправить клиенту коммерческое предложение. Тогда в тему можно добавить фразу: «Условия сотрудничества в файле» или написать в прехедере: «Прикрепляем КП к письму».
2. Не добавлять в письмо больше 2–3 файлов. Чем больше вложений отправить клиенту в электронном письме, тем сильнее рассеется его внимание. Если документов несколько, например, это банковская выписка за полгода, их лучше оформить в zip-архив.
3. Сказать про вложение в начале и в конце рассылки. Особенно это касается писем, где текст не вмещается в рамки одного экрана. Так человек, даже если не откроет файл сразу, вспомнит про него в конце прочтения. В идеале — делать сообщение коротким: так сообщение отобразится на одном экране и вложение сложно будет не заметить.
4. Рассказать о пользе для читателя. Текстом можно не только сообщить, что в письме есть файл, но и побудить получателя скорее к нему перейти. Например, бренд недвижимости присылает читателю презентацию нового объекта. Чтобы человек открыл вложение, компания приводит три аргумента:
- В презентации руководитель проекта отвечает на семь самых частых вопросов про новый жилой комплекс.
- Там же читатель может найти, что какая именно квартира может стать для него идеальным вариантом.
- Также в документе есть сравнительная таблица пяти похожих жилых комплексов.
Конечные способы убеждения зависят от вашего Tone of Voice и специфики аудитории. Главное — показать подписчикам, что информация действительно окажется для них полезной. Человек не будет тратить время на то, чтобы открыть очередной рекламный материал, который ничем ему не поможет.
5. Продублировать содержание картинкой. Если вы присылаете презентацию, книгу или ещё какой-то объёмный материал, сделайте скриншот одной из его страниц и вставьте в тело письма. Напишите, что продолжение в прикреплённом файле — так получателю будет ещё интереснее его открыть.
6. Добавить анимацию. В начало письма можно вставить GIF — например, баннер со словами «подробности здесь» и стрелкой, указывающей на прикреплённый файл. Этот приём привлечёт внимание и ещё раз напомнит подписчику, что во вложении есть что-то интересное.
7. Адаптировать под мобильные устройства. На смартфонах и планшетах электронные письма отображаются немного по-другому, чем на компьютере, а некоторые форматы файлов совсем не открываются. Чтобы человек дочитал сообщение и точно заметил вложение, адаптируйте письмо под мобильные устройства.
Например, в конструкторе писем Sendsay вёрстка автоматически подстраивается под смартфоны и планшеты. А для большей надёжности перед отправкой можно проверить, как сообщение будет выглядеть на разных устройствах.
Типичные ошибки при создании email-рассылок с вложениями
Отправлять без объяснения пользы. Даже если клиент хорошо знаком с компанией, файл во вложении может вызвать вопросы. Тем более это касается малознакомых отправителей: например, когда человек только что подписался, и компания отправляет ему лид-магнит. Всегда объясняйте ценность файла: расскажите, что внутри него и зачем его открывать.
Прикреплять файлы больших размеров. Почтовые сервисы могут блокировать электронные письма с вложениями, вес которых превышает 25 МБ. Кроме того, у самих получателей сообщения могут долго загружаться. Поэтому, если файл большой, его лучше залить в облачное хранилище и прислать получателю ссылку.
Не фокусировать внимание на файле. Пользователь может не увидеть, что в рассылке есть вложение. А если и информация о нём размещена в конце письма и никак не выделена визуально, шансы на открытие уменьшаются. Используйте визуальные акценты: можно выделить текст жирным или добавить иконку скрепки рядом с упоминанием файла.
Не добавлять призыв к действию. После открытия файла пользователь должен понимать, что делать дальше. Поэтому обязательно добавьте в письмо с вложением призыв к действию: «Откройте файл», «Изучите документ».
Игнорировать статистику. Почтовые сервисы вроде Яндекс Почты или Gmail не позволяют узнать, кто открыл или скачал прикреплённый файл. Но если отправить письмо с вложением через платформу рассылок, то можно отслеживать клики внутри письма — так можно понять, сколько из получателей открыли прикреплённый файл. Такой функционал есть, например, у CDP Sendsay.
Чек-лист по отправке письма с прикреплённым файлом
- Чтобы письмо успешно дошло по адресу, изучите требования почтового сервиса и платформы, через которую вы отправляете рассылку. Особенно обратите внимание на формат и размер прикрепляемого файла.
- Не ставьте в название вложения подозрительные символы вроде / ? ! +. Пишите только слова.
- Старайтесь не отправлять файлы редких форматов. У получателя может не оказаться программы, чтобы их открыть. Лучше используйте проверенные варианты вроде pdf, xlsx, docx.
- Перед отправкой проверяйте, не вышли ли вложения за рамки допустимых размеров. Если они слишком тяжёлые, большинство почтовых сервисов загрузит их в облачное хранилище.
- До конца загружайте и только потом отправляйте файл, чтобы он не повредился.
- Старайтесь акцентировать внимание: анимацией, текстовым объяснением, темой и другими способами.
Ответы на частые вопросы
