03.08.2022
7 минут

Как оформить email-рассылку с вложением, чтобы ее точно заметили

Написать «‎прайс-лист во вложении» – недостаточно. Чтобы мотивировать клиента открыть письмо с вложением, нужно постараться. 

В статье рассказываем, какие вложения можно добавлять к электронным письмам. Объясняем, как акцентировать внимание на прикрепленном файле, чтобы подписчик его точно открыл. 

Какими бывают вложения в email-письмах 

Бывает, что через электронную почту нужно отправить что-то, кроме текста – например, презентацию в PDF-формате или таблицу в формате XLSX. И здесь на помощь приходит вложение.

Вложение – это файл, который нельзя включить в текст электронного письма из-за его формата. 

Чаще всего письма с вложениями встречаются в транзакционных рассылках. Когда пользователю присылают чек об оплате услуги, билеты на самолет или в кино — документ который подтверждает сделку между компанией и клиентом.

Иногда вложения отправляют в приветственных письмах, когда дарят лид-магнит за регистрацию на сайте. Также рассылки писем с вложениями помогают, когда заинтересованному пользователю нужно отправить книгу, чек-лист или презентацию.

Отправка писем с вложением – частый случай для сегмента B2B. Так, к сообщениям прикрепляют заявки, инструкции, договоры, коммерческие предложения, прайс-листы, запросы.

Какие файлы можно прикреплять к email-письмам: их формат и размер

Некоторые файлы не получается прикрепить к электронному письму. А некоторые файлы, даже если их вышло отправить, не открываются на устройстве получателя. Часто это случается из-за того, что вложение оказывается не того формата или превышает размер.

Зарегистрируйтесь
И попробуйте Sendsay бесплатно

Допустимый формат

Обычно к электронным письмам прикрепляют файлы таких форматов:

  • .xls и .xlsx – для отправки таблиц.
  • .doc и .docx – для отправки документов и других текстовых файлов.
  • .pdf – для отправки резюме, книг, буклетов.
  • .jpg и .png – для отправки фотографий, изображений, скриншотов. 
  • .pptx – для отправки презентаций.
  • .zip – для отправки нескольких файлов в одном архиве.
  • .html и .htm. – для отправки веб-страниц

Эти файлы обычно легко открываются на компьютере, поскольку для них установлены программы. Например, WinRAR читает файлы в формате.zip. А в Яндекс.Почте, например, даже не нужны программы, файлы можно открывать в интерфейсе. 

Файлы более редких форматов не всегда открываются корректно – их лучше не добавлять к письмам. Некоторые почтовые сервисы и вовсе запрещают добавлять файлы определенных типов:

Почти половина пользователей читает электронную почту с телефона. Это тоже нужно учитывать при отправке email-писем с вложениями.  Например, прикреплять файлы в формате .html. Для их просмотра не нужны специальные программы – достаточно веб-браузера.

 Email-письмо с вложением в формате html
 Email-письмо с вложением в формате html

Допустимый размер

Размер файла зависит от сервиса email-маркетинга, через который компания делает рассылку. Например, у Sendsay вес письма с вложением не должен превышать 5 МБ.

Если отправитель делает рассылку не через сервис email-маркетинга, а напрямую клиенту на один почтовый адрес, размер вложения зависит почтового сервиса. А именно – от электронной почты или почтового клиента, через которые отправляют письмо. Разница в том, что электронная почта работает через веб-браузер, а почтовый клиент доступен на компьютере без интернета.

Известные почтовые сервисы устанавливают такие размеры вложений:

  • Gmail – до 25 МБ. Если размер файла больше 25 МБ, Gmail загружает его на Google Диск и присылает ссылку.
  • Яндекс.Почта – до 25 МБ. Если размер больше, вложения загружаются на Яндекс Диск.
  • Почта Mail.ru – до 25 МБ. Если размер больше, вложения отправляются в Облако.
  • Microsoft Outlook – до 20 МБ.

Чтобы точно не ошибиться в формате и размере вложения, изучите: 

  • правила сервиса email-маркетинга, через который вы отправляете сообщения
  • требования почтовых сервисов, через которые клиенты читают ваши письма

Как прикрепить вложение к электронному письму

Чтобы рассылка писем с вложением успешно открывалась, нужно правильно прикрепить файл. Это достаточно просто:

1. Если отправляете письмо через почтовый сервис — электронная почта или почтовый клиент, вложение можно добавить, нажав на скрепку «‎Прикрепить файл». 

Вот так выглядит отправка email с вложением в почте Mail.ru
Вот так выглядит отправка email с вложением в почте Mail.ru

2. Если отправляете письмо через сервис email-маркетинга, все зависит от требований конкретной платформы. Покажем, как эта функция работает на платформе Sendsay.

Как отправить электронное письмо с вложением через Sendsay

1. Выбрать способ, которым будете добавлять вложение:

  • прикреплять с компьютера (любой формат файла) 
  • загружать по ссылке (любой формат файла) 
  • генерировать из черновика (только форматы .pdf и .xlsx)
С помощью функции «Создать из черновика» можно оформлять персональные вложения для каждого подписчика: квитанции, коммерческие предложения, банковские выписки.
С помощью функции «Создать из черновика» можно оформлять персональные вложения для каждого подписчика: квитанции, коммерческие предложения, банковские выписки.

2. Озаглавить вложение латинскими буквами, чтобы подписчик увидел корректное название файла.

3. Проверить, чтобы письмо вместе с вложениями или картинками весило не больше 5 МБ.

Зарегистрируйтесь
И попробуйте Sendsay бесплатно

Как акцентировать внимание читателя на вложении: 8 способов 

Иногда во вложении отправляют что-то особенно ценное для получателя, например, авиабилет. Но из-за особенностей почтового сервиса пользователь может не заметить вложение сразу, что не очень удобно. 

Вложение в Gmail находится на втором экране, в то время как техническая информация  – на первом. Получается, прикрепленный файл, в котором самое важное, тяжело заметить
Вложение в Gmail находится на втором экране, в то время как техническая информация – на первом. Получается, прикрепленный файл, в котором самое важное, тяжело заметить

Поэтому важно понять, как оформить письмо с вложением, чтобы прикрепленный файл точно увидели. Вот несколько вариантов:

1. Написать про вложение в теме или прехедере. Допустим, нужно отправить клиенту коммерческое предложение. Тогда можно вставить в начало или конец темы фразу «коммерческое предложение в письме‎». Или указать в прехедере «‎коммерческое предложение во вложении». Такие приемы побуждают скорее открыть письмо.

2. Не добавлять в письмо больше 2-3 файлов. Чем больше вложений, тем сильнее рассеивается внимание получателя. Если файлов несколько, например, это банковская выписка за полгода, их лучше оформить в zip-архив или загрузить в облачное хранилище. 

3. Сказать про вложение в начале и в конце письма. Особенно это касается писем, где текст не вмещается в рамки одного экрана. Так человек, даже если не откроет вложение сразу, вспомнит про него в конце прочтения. А лучше изначально делать текст письма коротким – так сообщение отобразится на одном экране и вложение сложно будет не заметить.

4. Убедить текстом. Текстом можно не только сообщить, что в письме есть вложение, но и побудить получателя скорее перейти к прикрепленному файлу. Самый простой способ — несколько раз написать, что письмо с вложением. Также можно подробно расписать пользу вложения для получателя.

Например, бренд недвижимости присылает читателю презентацию о новом объекте. Чтобы человек открыл вложение, компания приводит три аргумента о том, как ему пригодится информация внутри:

— В презентации руководитель проекта отвечает на 7 самых частых вопросов про новый жилой комплекс. 

— В новом жилом комплексе есть планировки, которыми читатель недавно интересовался — возможно, одна из квартир станет для него идеальным вариантом.

— Помимо презентации, во вложении есть сравнительная таблица 5 последних жилых комплексов. 

Конечные способы убеждения зависят от вашего стиля общения и специфики аудитории. Главное — показать подписчикам, что ваше вложение действительно окажется для них полезным. Ведь никто не будет тратить время на то, чтобы открыть непонятный рекламный материал.

5. Продублировать часть вложения скриншотом. Если вы присылаете презентацию, книгу или еще какой-то объемный материал, сделайте скриншот одной из его страниц и вставьте в тело письма. Напишите, что продолжение в прикрепленном файле, так получателю будет интереснее открыть вложение.

6. Добавить анимацию. В начало письма можно вставить CSS-анимацию — например, баннер со словами «‎вложение здесь» и стрелкой, показывающей на прикрепленный файл. При наведении на баннер стрелка начнет двигаться. Этот прием еще раз напомнит подписчику, что ему нужно посмотреть вложение.

По сравнению с GIF-анимацией CSS-анимация загружается быстрее, а значит читатель не будет нервничать из-за того, что не может увидеть изображение. А еще письма с CSS-анимацией — это отличный вариант интерактива, ведь пользователи сами могут запускать движение анимированных элементов. 

7. Адаптировать письмо под мобильные устройства. На смартфонах и планшетах электронные письма отображаются немного по-другому, а некоторые форматы файлов не открываются. Чтобы человек дочитал сообщение и точно заметил вложение, адаптируйте письмо под мобильные платформы. Например, в конструкторе писем Sendsay верстка адаптируется под мобильные устройства и планшеты. А для большей надежности перед отправкой можно проверить, как сообщение будет выглядеть на разных устройствах — компьютере, планшете, телефоне. В Sendsay эта функция встроена сразу в конструктор.

8. Продублируйте вложение ссылкой. Если человек не заметит прикрепленный файл, то заметит ссылку – ведь она кликабельна и находится прямо в тексте. 

Радикальный способ – вообще не использовать вложение, а загрузить файл в облачное хранилище и отправить на него ссылку. В этом есть свои плюсы: почтовые клиенты с меньшей вероятностью посчитают письмо спамом, а размер вложений будет почти не ограничен.

Чек-лист: как отправить письмо с вложением, чтобы все получилось

  • Чтобы письмо с вложением успешно дошло по адресу, изучите требования сервиса email-маркетинга или почтового сервиса. Особенно обратите внимание на формат и размер прикрепляемого файла.
  • Не ставьте в название вложения подозрительные символы вроде / ? ! +. Пишите только слова. В Sendsay, например, вложения озаглавливают латинскими буквами.
  • Старайтесь не отправлять во вложении файлы редких форматов. У получателя может не оказаться программы, чтобы их открыть. Лучше используйте проверенные форматы вроде pdf, xlsx, docx.
  • Перед отправкой проверяйте, не вышли ли вложения за рамки допустимых размеров. Если вышли, большинство почтовых сервисов загрузит их в облачное хранилище. 
  • До конца загружайте вложение и только потом отправляйте, чтобы файл не повредился. 
  • Не просто добавляйте вложение, а старайтесь акцентировать на нем внимание – анимацией, текстовым объяснением, темой и другими способами, о которых мы рассказали.
Над статьёй работали:
Похожие статьи
Как узнать, прочитано ли электронное письмо
Присоединяйтесь к нам в соцсетях