Как узнать, прочитано ли электронное письмо

Как узнать, прочитано ли электронное письмо

Узнать, прочитали ли электронное письмо, довольно сложно. Это не сообщение в мессенджере, которое отмечается двумя галочками. Но иногда это необходимо, чтобы решить, что делать дальше: продублировать, позвонить или связаться через другой канал.

В этой статье расскажем несколько способов проверить, открыли ли ваше письмо.

Когда это нужно?

Когда запускаешь email-рассылку по большой базе с согласия адресатов через email-сервис, не нужно отдельно отслеживать, прочитал ли письмо каждый адресат. Информация об открытиях по подписчикам есть в отчетах платформы.

Гораздо важнее анализировать статистические показатели:

  • процент открытий
  • время чтения
  • вовлеченность
  • кликабельность
  • конверсию

Все это можно посмотреть в отчетах сервиса email-рассылок, через который вы отправляете письма. В статистике Sendsay есть данные не только о количестве открытий, но и о том, какой процент получателей внимательно прочитал послание, бегло просмотрел или просто взглянул. Подробнее о показателях эффективности массовых электронных рассылок читайте в статье «Как анализировать статистику по email-рассылкам: основные нюансы».

Статистика времени чтения в отчете Sendsay
Статистика времени чтения в отчете Sendsay

Другое дело — отдельные холодные письма конкретным пользователям и бизнес-переписка с действующими клиентами и партнерами. Такие письма отправляют точечно каждому адресату с личного адреса, не через сервис. Тут никакой статистики и отчетов о прочтении по умолчанию нет. Но понимать, прочитано ли письмо в каждом конкретном случае — действительно важно. Как минимум, чтобы понимать, почему человек молчит. Возможно, он видел предложение и думает над ним, или письмо попало в спам, затерялось во входящих.

Особенно эта проблема актуальна в нишах, где для заключения сделки менеджер индивидуально работает с каждым клиентом: созванивается по телефону, отправляет договоры и коммерческие предложения. Так устроены продажи в недвижимости, B2B-нише, оптовой торговле. Решить проблему можно несколькими способами: через встроенные инструменты почтовых клиентов, сторонние сервисы и разметку ссылок.

Как и в каких почтовых клиентах работает уведомление о прочтении?

Первое, что вы можете сделать, чтобы узнать, открывал ли получатель письмо — запросить уведомления о прочтении. Работает просто: нужно активировать настройку перед отправкой. Тогда в полученном письме появится ссылка, кликнув по которой адресат отправит уведомление, что прочитал. Вы получите его ответным сообщением.

Активируем уведомление о прочтении в mail.ru
Активируем уведомление о прочтении в mail.ru

Опция доступна в нескольких почтовых клиентах:

  • Mail.ru
  • Outlook
  • Gmail, только на корпоративных доменах

В Mail.ru для запроса уведомления нужно активировать иконку конверта с галочкой в правом нижнем углу, как на скрине выше.

В Outlook отметить чекбокс на верхней панели инструментов в редакторе письма. Найдите раздел «Параметры» → «Отслеживание» и поставьте галочку «Запросить уведомление о прочтении».

Также в Outlook есть возможность включить отслеживание прочтений по умолчанию. Для этого:

  1. Выберите «Файл» → «Параметры» → «Почта»
  2. В разделе «Отслеживание» установите флажок «Уведомление о доставке», если хотите получать подтверждения, что сообщения доставлены на сервер электронной почты получателя. Рядом чекбокс «Уведомление о прочтении» для подтверждения просмотра сообщения
  3. Нажмите «Ок» для сохранения настроек

После этого все адресаты будут получать запрос о подтверждении прочтения. Outlook рекомендует вместо этого способа использовать настройки в отдельных письмах, так как единичные просьбы уведомить о получении люди воспринимают нормально, постоянные же вызывают раздражение.

В Gmail сначала нужно включить эту возможность в Google Workspace. Откройте «Настройки для Gmail», раздел «Расширенные настройки». Отметьте чекбокс «Разрешить отправку уведомлений о прочтении электронной почты на все адреса в моей организации, а также на следующие адреса электронной почты». Сделать это может только администратор корпоративного аккаунта. После этого пункт «Запросить уведомление о прочтении» появится в меню, которое открывается кликом по кнопке «Еще» в правом нижнем углу редактора письма.

Уведомления о прочтении — самый простой способ, если ваш почтовый клиент его поддерживает. Но есть нюансы, из-за которых он может не сработать или оказаться бесполезен:

  • В Mail.ru уведомления работают, только если получатель используется им же
  • Во многих почтовых клиентах получатель может отклонить запрос уведомления, и вы получите его
  • Если сообщение с запросом уведомления попадет в папку «Спам», получатель его не найдет и не сможет сообщить о прочтении
  • Человек может просто проигнорировать запрос, если захочет

Как отследить открытие с помощью трекеров, плагинов и расширений

Mailtrack

Mailtrack — один из самых популярных email-трекеров для работы в Gmail. Подойдет для браузеров Chrome, Firefox, Edge и Opera. В бесплатной версии можно отслеживать неограниченное количество писем, но вся корреспонденция будет отмечена знаком Mailtrack. Чтобы удалить логотип расширения, нужно приобрести версию PRO. Вместе с подпиской вы также получите техподдержку, уведомления и использование трех разных адресов почты. Компании могут выбирать разные тарифные планы для работы в команде.

Прочитанные письма отмечаются галочками, во всплывающем окне дополнительная информация
Прочитанные письма отмечаются галочками, во всплывающем окне дополнительная информация

Проверять уже открытые сообщения можно в папке «Отправленные». Чтобы увидеть, когда и как было открыто письмо, нужно нажать на галочки.

Email Tracker

Расширение для Chrome, которое отслеживает электронные письма и работает с почтовыми клиентами Gmail. Бесплатная версия email-трекера позволяет только узнать, прочитано ли письмо. Чтобы проверять, сколько раз его открывали и когда переходили по ссылкам, нужно купить подписку. В платной версии можно подключить сразу несколько почтовых клиентов и посмотреть город и устройство получателя.

Плагин устанавливается через магазин расширений Chrome
Плагин устанавливается через магазин расширений Chrome

Помните, что с аналогичными плагинами Email Tracker несовместим.

После установки в правом верхнем углу почтового ящика вы будете видеть серый значок конверта. После каждого открытия письма адресатом на конверте появляется цифра, показывающая количество прочтений. Также письма можно фильтровать с помощью вкладок «Opened» (Открытые) и «Unopened» (Неоткрытые).

ТрексПекс

ТрексПекс — расширение для Яндекс.Почты. Трекинг бесплатный и простой в использовании. С его помощью вы сможете проверить, прочитано ли письмо, а также отследить переходы по ссылкам и получить сводную статистику по Open Rate и Click Rate.

Команда работает над инструментами также для Gmail и Mail.ru
Команда работает над инструментами также для Gmail и Mail.ru

Чтобы использовать трекер, скачайте расширение. Оно работает в Яндекс.Браузере, Chrome, Microsoft Edge, Opera. После установки все отправленные сообщения будут отслеживаться.

Пока письмо не прочитано, напротив него будет стоять серая галочка. Когда получатель откроет его, галочка станет желтой.

Email Track

Еще одно расширения для Google Chrome, которое работает с Яндекс.Почтой. На бесплатном тарифе отправляет push-уведомления об открытии. За 5 рублей в день можно:

  • настроить уведомления об открытии писем на email
  • автоматизировать повторную отправку неоткрытых сообщений
  • убрать из своих рассылок лейбл «Отправлено с Email Track»
Возможности плагина Email Track
Возможности плагина Email Track

Размеченные ссылки

Обозначим сразу, что так мы отслеживаем не сам факт открытия письма, а только переходы по ссылкам из него. Он пригодится, если ключевая информация находится на веб-странице, и вас интересуют только те получатели, которые открыли сайт. Например, вы ищете специалиста на фрилансе и отправляете предложение нескольким кандидатам, контакты которых нашли на форумах и в соцсетях. Основную информацию о вакансии разместили на сайте. Чтобы с ней ознакомиться, получатель должен перейти по ссылке. Именно они вас и интересуют.

В этой ситуации ссылку на страницу с вакансией можно разметить UTM-метками, чтобы переходы отображались в Яндекс.Метрике и Google Analytics. Чтобы определить, кто именно кликал, пропишите имя или адрес получателя в одном из параметров. Подробнее о структуре меток и правилах их использования мы рассказывали в статье «Как использовать UTM-метки в email-рассылках».

Подведем итоги

Узнать, прочитано ли письмо в деловой или личной переписке сложнее, чем в массовых email-рассылках, но это все же возможно. Для отслеживания открытий можно использовать:

  • встроенные возможности почтовых клиентов
  • сторонние сервисы — трекеры
  • помеченные ссылки

Выбирать способ в каждом конкретном случае стоит индивидуально, так как все зависит от почтовых клиентов отправителя и получателя.



Email *