16.08.2022
9 минут

Как создать корпоративную почту для email-рассылок

Корпоративная почта – адрес электронной почты с уникальным доменным именем, который может принадлежать только одной компании. 

Например, у сервиса Sendsay есть корпоративная почта и рассылки отправляются с адресов pr@sendsay.ru, ask@sendsay.ru и других. Никто, кроме нас, не может использовать такой адрес почты. 

Плюсы корпоративной почты: 

  • можно отправлять массовые рассылки
  • есть технологии защиты, повышающие процент доставляемости писем
  • клиенты больше доверяют отправителю с уникальным адресом 
  • электронный адрес становится брендированным и узнаваемым
  • адрес проще запомнить новым клиентам 

Как сделать корпоративную почту

Для такой почты нужен домен и веб-хостинг. Если у вашей компании есть сайт, то новый домен не нужен. Адрес сайта и станет адресом корпоративной почты. Адрес нашего сайта — sendsay.ru, значит, таким и будет доменное имя нашей корпоративной почты – pr@sendsay.ru или support@sendsay.ru. В редких случаях может понадобиться домен третьего уровня вида email.sendsay.ru.

Если у компании нет сайта, то нужно зарегистрировать домен и веб-хостинг, который будет соответствовать названию бренда и легко читаться. Сделать это можно на специальных сайтах, например — reg.ru. 

Дальше нужно выполнить 6 шагов для создания корпоративной почты: 

  • выбрать почтовый сервис
  • подключить и подтвердить домен
  • добавить МХ-запись
  • добавить SPF-запись
  • добавить DKIM-подпись
  • добавить пользователей 

Разберем подробнее каждый шаг.

Шаг 1: Выбрать почтовый сервис

Почтовый сервис нужен для управления корпоративной почтой: отправлять массовые рассылки и письма, добавлять и удалять почтовые адреса сотрудников или отделов, следить за статистикой, хранить файлы и прочее. 

Есть три основных сервиса: Яндекс 360, VK WorkMail от Mail.ru и Google Workspace. У каждого сервиса есть свои плюсы и минусы.

➡️ Яндекс 360 платный, базовый тариф от 249 ₽ в месяц на одного сотрудника. В пакет включен доступ к Диску, отключена реклама, есть приоритетная поддержка, календарь, мессенджер, видеовстречи, документы.

➡️ В VK WorkMail от Mail.ru можно сделать корпоративную почту бесплатно, платные расширенные тарифы начинаются от 2999 ₽ в месяц. Сервис предоставляет защиту Лаборатории Касперского, аудио и видеозвонки, календарь, мессенджер, документы, место на Диске. Есть приложение для смартфона. 

➡️ Google Workspace тоже платный, стоимость от 5,4$ в месяц за каждого пользователя. Есть место на Диске, голосовой и видеочаты, календарь, документы, приложения для смартфона, защита хранения и шифрования.

Внимание: с весны 2022 Google Workspace временно приостановил регистрацию новых аккаунтов из России. Проблема связана с банковским счетом российского подразделения.  

После выбора сервиса нужно зарегистрироваться в нем и настроить почту для рассылки, чтобы пройти проверки почтовых сервисов и защитить свой аккаунт от взлома. Для этого нужно настроить MX-запись, SPF-запись, DKIM-подпись и добавить запись для верификации домена. 

Есть несколько способов добавления этих записей: 

  • DNS-проверка
  • HTML-файл
  • мета-тег
  • перенос DNS

Мы рекомендуем использовать первый способ, потому что он самый простой и доступен даже в случае, если у вас нет собственного сайта. Поэтому дальнейшие рекомендации по настройке и проверке записей будут через DNS-проверку в панели вашего домена. 

Шаг 2: Подключить и подтвердить домен

После того, как вы выбрали сервис, нужно подключить домен и подтвердить, что вы его владелец. Разберем подробнее процесс в каждом сервисе. 

Подключение и подтверждение домена в Яндекс 360

  1. Перейти на страницу сервиса Яндекс 360 и выбрать подходящий тариф
  2. Войти в аккаунт Яндекса, который будет основным владельцем корпоративной почты
  3. Указать реквизиты организации и оплатить доступ
  4. Перейти в раздел Домены и добавить ваш домен в специальное поле
  5. Скопировать верификационный код, который начинается с yandex-verification… для подтверждения домена
Страница с данными для подтверждения домена в Яндекс 360
Страница с данными для подтверждения домена в Яндекс 360
  1. Открыть сервис, в котором покупали домен, перейти на страницу со списком доменов, выбрать нужный и открыть настройки DNS
  2. Создать новую TXT-запись с верификационным кодом. В некоторых случаях понадобится TTL, значение также есть в Яндекс 360
  3. Сохранить запись, вернуться в Яндекс 360 и нажать кнопку Проверить домен. Учитывайте, что обновление записи может занять до 72 часов.

Подключение и подтверждение домена в VK WorkMail

  1. Войти в аккаунт Mail.ru, который будет основным владельцем почты для рассылки
  2. Перейти на страницу сервиса VK WorkMail, ввести название домена и нажать Подключить 
  3. Скопировать верификационный код, который начинается с mailru-domain… для подтверждения домена
  4. Открыть сервис, в котором покупали домен, перейти на страницу со списком доменов, выбрать нужный и открыть настройки DNS
  5. Создать новую TXT-запись с верификационным кодом
  6. Сохранить запись, вернуться в VK WorkMail и нажать кнопку Проверить домен. Учитывайте, что обновление записи может занять до 72 часов.

Подключение и подтверждение домена в Google Workspace

  1. Перейти на страницу Google Workspace, нажать Начать здесь
  2. Ввести данные о компании и контактную информацию 
  3. Нажать Да, у меня есть домен, который можно использовать и указать доменное имя
  4. Внести данные для входа в аккаунт Google Workspace, если у вас его еще нет
  5. Нажать Перейти к настройке и в пункте Подтверждение домена скопировать верификационный код, который начинается с google-site-verification
  6. Открыть сервис, в котором покупали домен, перейти на страницу со списком доменов, выбрать нужный и открыть в настройки DNS
  7. Создать новую TXT-запись с верификационным кодом
  8. Сохранить запись, вернуться в Google Workspace и нажать кнопку Подтвердить домен. Учитывайте, что обновление записи может занять до 72 часов.

Шаг 3: Добавить MX-запись

MX-запись нужна для получения входящих сообщений. Если ее не настроить, то письма с других серверов не будут приходить на этот адрес. 

Обычно создают 3-4 записи с разным приоритетом для подстраховки. Второе, третье и четвертое значения записи начинают с alt1, alt2, alt3 соответственно. Например: 

  • mx.yandex.net. с приоритетом 5
  • alt1.mx.yandex.net. с приоритетом 10
  • alt2.mx.yandex.net. с приоритетом 1

Алгоритм добавления записи одинаков для всех сервисов: 

  1. Открыть DNS-панель домена
  2. Создать новую MX-запись и сохранить ее
  3. Проверить правильность настройки 

Добавление MX-записи в Яндекс 360

  • Хост (имя) – @
  • Значение – mx.yandex.net. 
  • Приоритет: 10
  • TTL: [скопировать из настроек Яндекс 360]

Перейти в раздел Домены, должна появиться надпись МХ-запись настроена верно.

Второй этап настройки электронной почты для рассылки писем – добавление МХ-записи
Второй этап настройки электронной почты для рассылки писем – добавление МХ-записи

Добавление MX-записи в VK WorkMail

  • Имя – @
  • Тип – MX
  • Домен – emx.mail.ru. 
  • Приоритет – 10

Перейти в раздел Почта → Состояние сервера и нажать кнопку Проверить сейчас.

Добавление MX-записи в Google Workspace

  • Имя записи – @
  • TTL – 3600
  • Значение (домен) – ASPMX.L.GOOGLE.COM.
  • Приоритет – 10

Шаг 4: Добавить SPF-запись

SPF-запись снижает вероятность взлома электронной почты для рассылок злоумышленниками, которые могут отправлять спам от вашего имени. С помощью SPF-записи сервер понимает, кто имеет право отправлять письма с вашего домена. 

Главная задача SPF – подтверждение отправителя. Это важно для репутации домена: чем он выше, тем меньше шансов, что ваши письма попадут в спам.

Алгоритм добавления записи одинаков для всех сервисов: 

  1. Открыть DNS-панель домена
  2. Создать новую TXT-запись или обновить существующую, и сохранить ее
  3. Проверить правильность настройки 

Добавление SPF-записи в Яндекс 360

  • Хост – @ 
  • Запись – v=spf1 include:_spf.yandex.net ~all

Если вы планируете пользоваться сервисом рассылки Sendsay, то сразу добавьте значение include:spf.sendsay.ru перед ~all, чтобы вы могли отправлять рассылки через наш сервис. Тогда финальная запись будет выглядеть так: v=spf1 include:_spf.yandex.net include:spf.sendsay.ru ~all

Данные с ключевыми значениями записей почты для рассылок находятся во вкладке Домены
Данные с ключевыми значениями записей почты для рассылок находятся во вкладке Домены

Добавление SPF-записи в VK WorkMail

  • Хост – @ 
  • Запись – v=spf1 include:_spf.mail.ru ~all

Если вы планируете пользоваться сервисом рассылки Sendsay, то сразу добавьте значение include:spf.sendsay.ru перед ~all, чтобы вы могли отправлять рассылки через наш email-сервис. Тогда финальная запись будет выглядеть так: v=spf1 include:_spf.mail.ru include:spf.sendsay.ru ~all

Добавление SPF-записи в Google Workspace

  • Хост – @ 
  • TTL – 3600
  • Запись – v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Если вы планируете пользоваться сервисом рассылки Sendsay, то сразу добавьте значение include:spf.sendsay.ru перед ~all, чтобы вы могли отправлять рассылки через наш email-сервис. Тогда финальная запись будет выглядеть так: v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.sendsay.ru ~all

Шаг 5: Добавить DKIM-подпись

DKIM-запись – зашифрованная подпись, которая подтверждает, что письмо отправлено от надежного отправителя и не было изменено злоумышленниками в процессе доставки. Эта запись также нужна для формирования положительной репутации почты для рассылки писем. 

Алгоритм добавления записи одинаков для всех сервисов: 

  1. Скопировать DKIM-ключ из настроек сервиса, который начинается с v=DKIM1
  2. Открыть DNS-панель домена
  3. Создать новую TXT-запись или обновить существующую, сохранить ее
  4. Проверить правильность настройки
Зарегистрируйтесь
И попробуйте Sendsay бесплатно

Добавление DKIM-подписи в Яндекс 360

Перейти в раздел Домены и скопировать DKIM-ключ. 

  • Имя – mail._domainkey
  • Тип записи – TXT
  • Значение – [скопированный ключ]

Если вы планируете пользоваться сервисом рассылки Sendsay, то сгенерируйте в личном кабинете сервиса еще один DKIM-ключ и тоже добавьте в DNS.

Вернуться в раздел Домены и убедиться, что DKIM-подпись настроена.

DKIM-подпись уникальна для каждого аккаунта, поэтому ее нужно скопировать из почтового сервиса
DKIM-подпись уникальна для каждого аккаунта, поэтому ее нужно скопировать из почтового сервиса

Добавление DKIM-подписи в VK WorkMail

Перейти в раздел Данные в аккаунте VK WorkMail и скопировать DKIM-ключ. 

  • Имя – mailru._domainkey
  • Тип записи – TXT
  • Значение – [скопированный ключ]

Если вы планируете пользоваться сервисом рассылки Sendsay, то сгенерируйте в личном кабинете сервиса еще один DKIM-ключ и тоже добавьте в DNS.

Вернуться в VK WorkMail, перейти в Почта → Состояние сервера и нажать кнопку Проверить все записи.

Добавление DKIM-подписи в Google Workspace

Перейти в раздел Настройки приложения Gmail → Аутентификация электронной почты, выбрать свой домен, нажать кнопку Создать запись и скопировать DKIM-ключ. 

  • Имя – google._domainkey
  • Тип записи – TXT
  • Значение – [скопированный ключ]

Если вы планируете пользоваться сервисом рассылки Sendsay, то сгенерируйте в личном кабинете сервиса еще один DKIM-ключ и тоже добавьте в DNS.

Вернуться в Google Workspace в раздел Аутентификация электронной почты и нажать Начать аутентификацию.

Это последний шаг технической настройки корпоративной почты. Далее остается добавить пользователей, которые будут пользоваться электронной почтой и отправлять рассылку.

Шаг 6: Добавить пользователей

Заранее продумайте, от какого имени будет отправляться рассылка. Обычно используют имена сотрудников или названия отделов, например, marianna@sendsay.ru или support@sendsay.ru.

Добавление пользователей в Яндекс 360

  • Перейти в раздел Пользователи, нажать Добавить
  • Внести данные о сотруднике или отделе и создать логин почты на латинице, например: info, support или sale
В поле Логин вносят название адреса, который будет указан до символа @
В поле Логин вносят название адреса, который будет указан до символа @

Добавление пользователей в VK WorkMail

  • Перейти в раздел Пользователи, нажать Добавить
  • Внести данные о сотруднике или отделе и создать логин почты на латинице, например: info, support или sale 

Добавление пользователей в Google Workspace

  • Перейти в раздел Пользователи, нажать Добавить пользователя
  • Внести данные о сотруднике или отделе и создать логин почты на латинице, например: info, support или sale 

После выполнения всех шагов вы можете пользоваться корпоративной почтой: отправлять и получать письма от имени вашей компании. Также это позволит подключиться к таким сервисам, как Sendsay, чтобы отправлять массовые рассылки и зарабатывать с помощью email-маркетинга.

Чек-лист: как создать корпоративную почту для рассылок 

  • Выбрать почтовый сервис. Самые популярные – Яндекс, Mail и Google 
  • Подключить сервис и подтвердить, что вы владелец домена и имеете право отправлять письма с этого адреса 
  • Добавить МХ-запись для получения входящих сообщений 
  • Добавить SPF-запись для защиты от взлома почты 
  • Добавить DKIM-подпись для защиты от перехвата письма по пути к клиенту
  • Добавить пользователей, от имени которых будет отправляться рассылка

Подробнее о технических настройках записей мы рассказывали в статье Как настраивать служебные заголовки писем.

Над статьёй работали:
Присоединяйтесь к нам в соцсетях