Дубликаты контактов — это повторяющиеся адреса электронной почты в базе email-рассылки. Они могут быть полностью идентичны или отличаться по каким-то параметрам. Например, только именем получателя, при этом почта одинаковая.
В статье рассказали, откуда в базе email-рассылки берутся дубли контактов, чем вредят и как от них избавиться. В конце — несколько советов по работе с базой, которые помогут повысить эффективность email-маркетинга.
Откуда берутся дубли в базе email-адресов?
Это происходит по разным причинам.
Пользователи регистрируются несколько раз с одного email. Например, человек зарегистрировался на образовательной платформе и подписался на рассылку. В почту приходят многочисленные приглашения на вебинары. Пользователь не авторизуется в системе, но каждый раз просто заполняет поле email.
Снизить риск появления дублей в базе можно запретом на повторную регистрацию с одного адреса. Только позаботьтесь, чтобы зарегистрированный пользователь в этом случае мог легко и быстро авторизоваться или восстановить доступ. Например, можно отправлять письмо восстановления пароля в почтовый ящик.
Если вы собираете адреса через форму подписки на рассылку, собранную в Sendsay, можете запретить показывать ее пользователям, которые уже заполняли.
Базу контактов собирали из разных источников. Адреса могут дублироваться, даже если способы сбора и источники вполне легальные. Например, база email-рассылок собирается из пользователей, которые:
- регистрируются в сервисе и дают согласие на рассылку
- подписываются на рассылку в блоге и на лендинге
- заполняют лид-форму в таргетированной рекламе во ВКонтакте
Хорошо, если система email-маркетинга настроена: все адреса автоматически собираются в единую базу в сервисе email-рассылок. Данные по дублям объединяются. Но часто бывает по-другому: маркетолог вручную копирует все в один список. Если адресов много, визуально найти и убрать все дубли невозможно.
Два менеджера занесли в CRM одного и того же клиента. Конечно, современные CRM фиксируют дубликаты и объединяют записи в один контакт. Но только если клиентская база ведется не в электронных таблицах. В этом случае сохранятся обе записи. И если после подтверждения заказов по email клиент даст согласие на рассылку, будет получать их в двойном экземпляре.
Чем опасны дубликаты контактов?
Если повторяющихся адресов в базе контактов много, глобально проблемы примерно те же, что и с несуществующими email, неподтвержденными или неактивными подписчиками.
Ухудшение показателей рассылки. Если пользователь получил несколько одинаковых писем, откроет он только одно, перейдет по ссылке и сконвертируется тоже из одного. Чем больше дублей контактов, тем ниже будут метрики открываемости, кликабельности и коэффициент конверсий.
Повторные письма раздражают подписчиков и снижают лояльность. В почтовый ящик итак приходит слишком много сообщений, а обработка одинаковых рассылок — напрасная трата времени. В каждой нужно прочитать имя отправителя, тему, прехедер. Понять, что они идентичны и удалить лишнее или оба.
Подписчики могут жаловаться на спам. Если вы и без того часто отправляете письма, да еще и каждое приходит в нескольких экземплярах, рано или поздно терпение даже самых лояльных пользователей закончится. Посыпятся жалобы на спам, а это плохо для статистики и чревато блокировкой домена. Подробнее о том, чем опасны спам-рассылки и как не стать спамером, мы рассказывали в другой статье.
Бизнес тратит бюджет на дубликаты. Тарифы платформ email-маркетинга часто привязаны к объему базы. А значит, за каждый дубль контакта компания платит деньги, и общая стоимость email-рассылки растет.
Все это снижает эффективность email-маркетинга в целом, поэтому базу стоит регулярно чистить от дублей: находить и убирать повторяющиеся контакты. Однако ручной поиск занимает слишком много времени, поэтому этот процесс лучше автоматизировать.
Как удалить дубли в базе
Идеальный вариант — чтобы дубликаты контактов вообще не попадали в базу. Например, запретить повторную регистрацию с того же адреса. Однако и с таким способом дубли все равно могут проскакивать, если база на проекте собирается из нескольких источников. Решить эту проблему можно через специальные сервисы, платформы email-маркетинга и электронные таблицы.
Специальные сервисы валидации работают просто: загружаете базу и ждете проверки. На выходе получаете чистый список без дублей и несуществующих адресов. Стоимость зависит от количества получателей.
Платформы email-рассылок. Только нужно внимательно выбирать инструмент. Некоторые сервисы не удаляют дубликаты, и собранные через них базы приходится чистить. В других сервисах, например, в Sendsay работает встроенный валидатор по умолчанию. При сборе адресов через формы Sendsay повторяющиеся и несуществующие адреса отсеиваются автоматически. Пользователь может сколько угодно раз заполнять форму — дублей не будет. При импорте базы в Sendsay из сторонних источников дубликаты также удаляются автоматически.
В электронных таблицах для поиска и удаления дубликатов любых данных есть специальные опции. Чтобы очистить базу в Google Таблицах, выделите диапазон ячеек, который нужно проверить. Откройте меню «Данные» и выберите пункт «Очистка данных», затем — «Удалить повторы». В Excel опция «Удалить дубликаты» находится на вкладке «Данные» панели инструментов.
Что еще сделать с базой для повышения эффективности
Чтобы email-рассылки приносили бизнесу трафик, продажи и прибыль важно не только правильно собирать базу, но и грамотно с ней работать. Помимо удаления дублей полезно:
- Чистить базу от несуществующих адресов. Они могут попадать в базу, если пользователь ошибся в написании или хотел получить полезный лид-магнит, не оставляя свой реальный email. В хорошем сервисе email-рассылок с этим, как и с дублями, справляется валидатор. Несуществующие адреса удаляются автоматически. В других ситуациях проверить email на существование можно через специальные сервисы.
- Реактивировать. Неактивные подписчики тоже ухудшают статистику и напрасно расходуют бюджет на оплату сервиса email-рассылок. Но в отличие от дублей, автоматически удалять их не стоит. Сначала стоит попробовать разобраться, почему они не читают письма и вернуть их внимание с помощью реактивации подписчиков. Если все сделать правильно, в итоге количество активных получателей вырастет.
- Сегментировать. Это поможет привести базу в порядок и отправлять каждому подписчику более релевантный контент на основе его действий, событий, пола, возраста, интересов. Сегментация увеличивает открываемость, кликабельность и конверсию email-рассылок, а значит и общая эффективность этого канала возрастает.
Чтобы работать с базой было удобно и это не отнимало много времени, выбирайте соответствующий потребностям проекта сервис email-рассылок. Например, валидатор Sendsay умеет автоматически чистить списки от дубликатов и несуществующих адресов, а реактивацию и сегментацию можно автоматизировать.
Кроме того, мы делимся полезной информацией в сфере digital-маркетинга в нашем телеграм-канале, при подписке на который дарим книгу «Email-маркетинг для бизнеса». Подробнее о том, как ее получить, рассказали в закрепленном сообщении канала.
