«Ну супер. Мы снова потратили сотни тысяч рублей на привлечение клиентов, а результат не очень». Наверняка хотя бы раз в жизни вас посещали такие мысли. Исследование Gartner, в котором участвовали 402 директора по маркетингу из США и Европы, сообщает, что 39% респондентов считают полезным сократить расходы на отдел маркетинга, потому что якобы он себя не окупает.
Причин неэффективности маркетологов достаточно. Но мы рассмотрим ту, что на поверхности, — отсутствие чёткой структуры рабочих процессов и системы. Такой, при которой вся работа над проектом прозрачна, результаты — понятны, а нагрузка — измерима. Именно для этого и существуют таск-менеджеры.
Разбираемся, как выстроить работу так, чтобы минимизировать текучку кадров в отделе и повысить качество работы с текущими клиентами. Даже если сольёте бюджет на привлечение новых клиентов, бизнес будет жить за счёт тех, кто к вам лоялен. Правда, чтобы достичь такого уровня, нужно постараться. Но обо всём по порядку.
Особенности организации работы маркетинга
Если открыть среднестатистический список задач, которыми занимается отдел маркетинга небольшой компании, то можно увидеть примерно следующее:
- написать письмо для email-рассылки;
- подготовить контент-план для соцсетей;
- написать статью в блог и сделать рерайт для внешних площадок;
- продумать стратегию продвижения в социальных сетях на ближайшие полгода;
- проверить настройки рекламного кабинета;
- связаться с подрядчиками насчёт SEO-оптимизации;
- придумать рекламную кампанию;
- проанализировать входящие звонки от лидов и найти решение, как можно улучшить УТП;
- подготовить презентацию для руководителя и так далее.
Этот список можно продолжать бесконечно, но, если проанализировать даже небольшой фрагмент задач, станет видно: они разные по направлениям, смыслу и нагрузке. Более того, к вышеперечисленному могут прибавиться действия из разряда: «Срочно! Сделайте прямо сейчас!».
Последствия неправильной организации
Представим, что команда умеет расставлять приоритеты, разграничивать зоны ответственности и распределять работу. Но при этом все задачи и вопросы раскиданы по чатам либо проговариваются во время планёрок. Вот какие могут быть последствия для маркетолога и всего бизнеса.
Даже если взять на планёрку блокнот для заметок, чтобы записать важное, всё равно есть риск упустить задачу. К примеру, все начнут обсуждать другой вопрос либо сам менеджер забудет записать поручение, которое руководитель озвучил мельком в ходе диалога.
В лучшем случае про задачу могут вспомнить в последний момент, в худшем — когда нужно уже отчитаться о проделанной работе. Результат в обоих случаях — срыв нервов и сроков.
Для клиентов это может быть критично. Если подобные ситуации войдут в систему, то они просто откажутся с компанией работать. Обидно потерять клиента только из-за того, что задачу забыли зафиксировать.
Одна из головных болей — это бесконечные согласования текстов, макетов, иллюстраций, слоганов и прочего с руководителем, у которого, помимо всего этого, куча другой работы. Например, маркетолог скидывает ссылку с готовым материалом руководителю, тот отвечает: «Ок, посмотрю». Далее сообщение теряется в переписках, и сотрудник вынужден постоянно напоминать о согласовании, находясь в режиме ожидания.
Задача маркетинга — приводить лидов, а не создавать дополнительные препятствия для стабильной работы. Режим ожидания не только выводит из себя, но и тормозит другие отделы, потому что задачи часто зависят друг от друга. Пока ждёте согласований, теряете время, а время — деньги.
Работу маркетологов часто недооценивают, говоря что-то в духе: «Да что вы там делаете в своём компьютере-то всё время?». Но на самом деле специалисты действительно могут быть перегружены письмами, аналитикой, стратегиями и текстами.
Но если все задачи записаны где-то на бумаге или раскиданы по чатам, никто так и не поймёт, насколько конкретный сотрудник загружен. Коллеги из смежных отделов так и будут накидывать срочные задачи, думая, что человек и так-то не особо занят.
Невозможно долго работать в режиме многозадачности и не выгореть. Из-за перегруза даже самый опытный и лояльный специалист может взять и уйти. Руководителю придётся вложиться в найм нового сотрудника и потратить время на его онбординг. При этом нет никаких гарантий, что новичок приживётся в команде.
Предположим, SMM-менеджер прямо в разгар рабочего дня пишет ситуативный пост в социальных сетях. В это время ему звонит руководитель с вопросом: «А где стратегия для клиента? У нас созвон через два часа».
Специалист с ужасом понимает, что она ещё не готова. В итоге появляется срочное и важное дело, которое нужно сделать прямо сейчас. Вместе с этим — чувство, что офисное кресло подгорает, ведь нужно делать две задачи одновременно. Ещё одна копеечка в копилку накопленного стресса.
Когда сотруднику что-то не нравится, то в 99% случаев он поделится своими эмоциями с коллегами. И — угадайте, кто будет виноват во всех бедах? Правильно, руководитель. Со временем лояльность сотрудников может снижаться, из-за чего руководители будут терять и авторитет, и управляемость командами.
Специалист может попросту не понимать, что от него требуется, если задачи и результаты, которых нужно достичь, нигде не зафиксированы. Но так как отчитаться на планёрке — это святое, приходится подключать красноречие, чтобы не выглядеть бездельником.
Проблема в том, что рано или поздно руководство всё-таки заметит несостыковки и начнёт спрашивать предметно о конверсиях и лидах, увеличивая градус тревоги сотрудника. Недопонимание, неопределённость и стресс — прямой путь к эмоциональному выгоранию.
Можно уйти в отрицание таких ситуаций, но это не значит, что их не существует.
Тяжело оценить эффективность работы, если не видеть реальный процесс и этапы, которые проходит задача. Всё, что не визуализировано и не находится в единой системе, не поддаётся оценке.
Это лишь основные последствия. Добавим, что маркетологи не читают мысли и не могут знать всех тонкостей о продукте, который продвигают. Даже если информация есть, но она разбросана по папкам или закреплена в разных чатах, специалист может потратить часы рабочего времени на поиск необходимых сведений.
Что такое таск-менеджер и зачем он нужен отделу маркетинга
Таск-менеджер для отдела маркетинга — это инструмент для контроля и отслеживания задач, но не только. Ещё это рабочее пространство для всех команд, где можно управлять задачами, назначать ответственных, планировать долгосрочные проекты, следить за дедлайнами и нагрузкой, вести контент-план и базу знаний, чтобы централизованно хранить все важные документы и доступы к рекламным кабинетам.
Помогает разложить всё по полочкам. Если команда работает над несколькими проектами одновременно, то может запутаться в задачах. На уточнения и разбирательства уходят драгоценные минуты рабочего времени, которые можно потратить на короткий перерыв либо небольшую, но срочную задачу. В таск-менеджере можно разделять работу на проекты, делить их на этапы и задачи. Так команда точно не запутается и быстро найдёт нужную задачу в системе.
Например, SEO-продвижение сайта — это проект, который можно поделить на этапы:
- сбор семантического ядра;
- проработка структуры сайта;
- внутренняя оптимизация и так далее.
К каждому этапу нужно прописать задачи, чтобы вся работа была структурирована и было понятно, кому и что делать.
В таск-менеджере можно проставлять дедлайны не только по конкретным задачам, но и по проектам, а также отслеживать их статусы — например, «В работе» или «Приостановлен».
А ещё — добавлять описания с важными ссылками.
Визуализирует поток задач. Если вы сталкиваетесь с тем, что дела по проектам появляются непрерывно и вы не успеваете закончить одно, как тут же появляется другое, на помощь приходят канбан-доски. Это инструмент, который используют для управления потоком задач.
Канбан-доски — это пространство, которое поделено на три колонки: «Сделать» → «В работе» → «Готово». Каждая задача — это карточка, которая попадает в колонку «Сделать» сразу, как только у неё появился исполнитель (но нужно настроить автоматизации).
Колонок может быть больше — всё зависит от количества этапов. Например, можно добавить колонку «На согласовании». Но важно следовать правилу: названия должны отражать этап.
Как только исполнитель берёт задачу, он перетаскивает нужную карточку в соответствующую колонку. Этот принцип помогает отслеживать и тем самым контролировать процесс работы над задачами.
Для колонок можно установить WIP-лимиты — ограничения по количеству одновременных задач в работе. Принцип прост: если вы установите лимит на колонку «В работе» в четыре задачи, то не сможете взять пятую, пока не сделаете предыдущую. Это помогает не разрываться на части от количества одновременных дел и не брать на себя больше, чем реально вывезти.
Контролирует нагрузку. В таск-менеджере задачи сотрудников могут видеть все, у кого есть доступы к проектам и доскам. Поэтому руководитель может в любой момент посмотреть, кто чем занят, вместо того чтобы дёргать каждого лично. Так процесс коммуникации станет прозрачнее и быстрее.
Например, в Weeek недавно выкатили «Загруженность» — сервис, который сразу показывает, сколько часов в день сотрудник работает над задачами и где начинается перегруз. У других платформ также могут быть сходные инструменты.
Помогает управлять приоритетами. К каждой задаче можно поставить стикер с приоритетом, а также теги, чтобы понимать, к какому направлению относится каждая задача.
Ускоряет согласования. Можно настроить колонку «Согласование» таким образом, что, как только задача перемещается туда, исполнителем автоматически становится руководитель. Так он моментально увидит задачу, плюс она постоянно будет у него на виду. Исполнитель с большей вероятностью дождётся заветного «Ок».
Снижает человеческий фактор. В потоке работы можно забыть о важном деле — так бывает. Но иногда даже несущественная, но забытая задача может стать камнем преткновения в проекте и сломать его сроки. В таком случае нужно сделать одно простое действие — настроить уведомления или синхронизироваться с ботом в мессенджере. Он напомнит о задаче, когда дедлайн начнёт приближаться, и вообще обо всех изменениях, которые происходили, пока исполнитель был не у компьютера.
Таск-менеджеры синхронизируются с почтой и календарями. В SingularityApp, допустим, можно превращать входящие сообщения в задачи сразу, не покидая вкладку с письмами. Меньше переключений — больше концентрации на текущих задачах.
Формирует отчёты автоматически. В таск-менеджере можно за пару кликов выгрузить отчёт по проекту, чтобы оценить ход работ. Таким образом можно забыть о часах, проведённых в электронных таблицах. Чем чаще вы показываете отчёты о проделанной работе, тем прозрачнее коммуникация и выше доверие со стороны руководства или клиентов.
Как выстроить структуру в таск-менеджере
Наладить рабочие процессы в таск-менеджере не так легко, даже если у него понятный интерфейс, автоматизация и богатый функционал для планирования. Если не выстроить понятную структуру для всех участников, команда просто вернётся к привычному режиму, и все усилия и деньги на внедрение таск-менеджера окажутся потрачены впустую. Делимся простыми шагами, которые помогут упростить процесс внедрения и сгладить углы.
Разделите маркетинг по направлениям, если это отдел в компании
Маркетинг — понятие обширное и делится на направления, которые отличаются не только по функциям, но и по задачам: SMM, performance, email-маркетинг, PR, контент-маркетинг, SEO, поисковая реклама и так далее.
В таск-менеджере каждое направление можно оформить в виде проекта. Внутри проектов будут доски — этапы. На досках — задачи, чтобы работать последовательно и успевать закрывать дедлайны в срок.
Разделите работу по проектам, если внедряете систему в агентство
Если вы работаете с десятком клиентов, у которых разные задачи и продукты, то можно пойти дальше — структурировать необъятный фронт работ и немного усложнить структуру.
Клиент — это папка, где будут собраны все его проекты. В идеале у вас должна получиться примерно такая древовидная структура.
В этом случае все задачи по проекту находятся в одном месте, даже если в них участвуют разные специалисты. В проект можно подключить дизайнера, контент-менеджера и кого угодно, если это необходимо.
А от чужих глаз проекты можно закрыть с помощью ограничений доступа. Те, у кого их нет, не будут видеть проекты в рабочем пространстве и не смогут открыть их даже по ссылке.
К каждому этапу пропишите задачи и подзадачи
Задача — главная единица в управлении проектами. Если её поставить абы как, то и результат будет таким же: больше трёх итераций и согласования по кругу. Как предотвратить это и правильно сформулировать задачу?
- Напишите понятное название задачи. Глагол + существительное. Хорошо: «Продумать стратегию продвижения на май — август для ВКонтакте». Не очень: «Стратегия ВКонтакте».
- Назначьте исполнителя. Одна задача = один исполнитель. Если в задаче нет исполнителя, то за неё никто не отвечает, и она провисит незамеченной. Но есть и обратная сторона: если за задачу отвечают несколько сотрудников, значит, за неё также не отвечает никто.
- Проставьте конкретный дедлайн. Без него непонятно, когда начинать и нужно ли это делать вообще.
- Добавьте описание. Пропишите важные детали, которые нужно учитывать в работе. Прикрепите ссылки на ТЗ, полезные материалы и прочее, чтобы всё лежало в одном месте.
- Проставьте приоритеты. Так сотрудники будут понимать, как скоро нужно приступить к работе.
- Добавьте теги. Например, «контент», чтобы сотрудник мог быстро ориентироваться в потоке задач и поручений.
Если нет времени подробно расписывать ТЗ, то можно проговорить все детали работы голосом. Например, в «ЛидерТаск» есть функция распознавания голоса — вам нужно зайти в приложение, нажать на иконку записи и рассказать, что нужно сделать. Далее система сама сформирует задачу, а вам нужно будет проверить ошибки и назначить исполнителя.
В карточках задач есть комментарии. В них можно задавать все вопросы по проекту и вести коммуникацию в одном месте, чтобы не тратить время на скроллинг рабочих чатов в поисках нужной информации.
Если задача слишком объёмная, её лучше декомпозировать — то есть разделить на шаги. Большая задача выглядит абстрактно и непонятно, к ней труднее приступить. Если разбить её на части, работать будет проще. А значит, есть все шансы довести её до конца, постепенно приближаясь к результату.
Работа с регулярными процессами при внедрении таск-менеджера в отдел маркетинга
Маркетинг — это не только разовые задачи, но и регулярные обсуждения работы по проектам, созвоны с клиентами, отчёты и прочие рабочие процессы, которые также нужно планировать в таск-менеджере, чтобы ничего не упустить.
Еженедельное планирование
Нужно, чтобы актуализировать задачи, распределить их по исполнителям, срокам и приоритетам. Это помогает держать всё под контролем без микроменеджмента и распределять нагрузку так, чтобы никто не выгорел.
Загруженность сотрудников и долгосрочные планы
Если вы не можете в два клика понять нагрузку сотрудников, то рискуете столкнуться с тем, что один маркетолог утопает в задачах, а второй — только делает вид, что занят. Это чревато не только эмоциональным выгоранием сотрудников, но и срывом дедлайнов. Если над проектом работает команда из пяти человек, а один недорабатывает, — это узкое горлышко, которое затормозит рабочий процесс.
Ретроспектива
Ретроспектива — это встреча, на которой команда анализирует ход работ за определённый период. У ретроспективы есть временной интервал — например, последние две недели или месяц. На встрече обсуждают, что было сделано за этот период, какие возникали сложности в работе, как можно исправить их в будущем и так далее. Это один из первых шагов к непрерывному улучшению рабочих процессов.
С чего начать внедрение таск-менеджера
Самая большая ошибка, которую можно совершить на раннем этапе, — зарегистрировать всех сотрудников в таск-менеджере и оставить один на один с программой в надежде, что они сами со всем разберутся. Итог, как правило, всегда один — люди возвращаются к привычной системе планирования, а деньги, которые руководитель заплатил за сервис, оказываются выброшены зря. Объясняем, как приучить команду работать в системе.
Шаг 1: выбрать инструмент
Выбирайте то, что подходит под ваши задачи. Например, в Weeek можно не только управлять проектами, но и использовать CRM, чтобы обрабатывать входящие заявки, строить отчёты, вести контент-план и базу знаний с вложениями, использовать помодоро-таймер и даже включать медитации для ментальной разгрузки.
Шаг 2: переносить задачи и проекты постепенно
Начните с одного проекта — не стоит внедрять всё сразу. Например, для начала возьмите проект по настройке рекламы. Разделите его на этапы — доски. Затем для каждого этапа пропишите задачи и подзадачи. Добавьте в проект ответственных сотрудников.
Постепенно переносите остальные проекты в систему и обязательно собирайте обратную связь от команды. Спрашивайте, где возникают трудности, и в ответ давайте понятные инструкции и подсказки.
Шаг 3: внедрять руководителей проектов в первую очередь
Если руководитель не работает в системе — команда тоже не станет. Поэтому лучше назначить ответственным именно руководителя — он будет контролировать, чтобы все задачи по проекту и коммуникация велись только в таск-менеджере и не дублировались в чатах.
Шаг 4: подготовить регламент работы
Пусть это будет первый документ в базе знаний. Начните с простого — пропишите базовые правила работы в системе и принципы постановки задач. Далее ссылку на регламент можно оставлять в описании проекта, чтобы важная информация всегда была на виду.
Шаг 5: выделить время на сбор обратной связи
Раз в неделю устраивайте небольшие встречи, чтобы разобрать ошибки в работе с таск-менеджером, показать новый функционал, собрать накопившиеся вопросы и ответить на них. Онлайн-созвоны можно записывать, а затем отдельной записью с расшифровкой отправлять тем, кто пока работает по-старому, или тем, кто только устроился в отдел. Так вы сэкономите время на онбординг.
Вывод
Таск-менеджер избавляет отдел маркетинга от множества проблем — длительных согласований, множественных правок, бесконечных переключений между задачами, плавающих дедлайнов. Вы можете автоматизировать часть рутинной работы, сделать задачи повторяющимися, чтобы не выполнять одно и то же вручную, назначать ответственных, выгружать отчёты и следить за нагрузкой.
У таск-менеджера есть только один недостаток — он бессилен, если в управлении проектами нет системы, а команда работает сама по себе. Но это уже тема для другой статьи.
